ZÁSADY OCHRANY OSOBNÍCH ÚDAJŮ
1. Kdo jsme
Manta Medica s.r.o., IČO 25629000, sídlo Křovinovo náměstí 9/12, 193 00 Praha, Horní Počernice, e-mail: gdpr@medivox.cz.
2. Role
Zpracovatel: vůči osobním údajům pacientů zpracovávaným v Medivoxu pro poskytovatele zdravotních služeb (naše zákazníky). Pro tento vztah platí DPA uzavíraná se Zákazníkem; seznam dílčích zpracovatelů poskytujeme na vyžádání
Uložení a smazání audia (zero-retention). Během nahrávání vzniká dočasná lokální nahrávka (.wav) na Zařízení Uživatele; po finalizaci se automaticky smaže. Medivox nahrávky na svých serverech trvale neukládá; dochází pouze k dočasnému technickému zpracování v rámci EU bez trvalého uložení na úložištích Zpracovatele. Při chybě/výpadku či neočekávaném ukončení aplikace se všechny „zapomenuté“ lokální nahrávky odstraní při vypnutí i při dalším spuštění.
Správce: vůči osobním údajům uživatelských účtů, organizací, fakturace, podpory, provozních bezpečnostních logů a vůči údajům z webového kontaktního formuláře.
3. Jaké údaje zpracováváme jako Správce
Identifikační a kontaktní údaje účtů (e-mail, jméno).
Údaje o Organizaci, licencích a předplatném (včetně platebních metadat přes bránu třetí osoby).
Fakturace: fakturační a platební metadata (přes platební bránu; čísla karet neukládáme).
Provozní a bezpečnostní logy bez obsahu nahrávek/přepisů (ID účtu, zařízení, čas, akce, technické identifikátory).
Komunikace s podporou.
Webový kontaktní formulář: jméno, e-mail, zdravotní zařízení, telefon a text zprávy.
Zdroje údajů: přímo od vás (registrace, portál, formulář), od Správce organizace (pozvánky), z provozních systémů (logy).
Děti: služba je určena pro zdravotnické profesionály (B2B), necílíme na děti.
4. Účely a právní základy
Poskytování Služeb a správa účtů/organizací (plnění smlouvy).
Bezpečnost, prevence zneužití a vylepšování Služeb (oprávněný zájem).
Plnění právních povinností (daňové/účetní předpisy).
Webový kontaktní formulář (poptávka/demoverze) – před-smluvní jednání (čl. 6(1)(b)) a náš oprávněný zájem (čl. 6(1)(f)).
5. Doba uchování
Účet/Organizace: po dobu smlouvy; poté dle čl. 10 DPA.
Provozní/auditní logy bez obsahu: obvykle do 12 měsíců.
Zálohy databáze: rotace typicky do 7 dnů.
Záznamy proti zneužití zkušebního období: do 30 dnů po zrušení účtu/organizace.
Doba uchování (poptávky): údaje z formuláře ukládáme v zabezpečeném účtu Google Workspace (Sheets) po dobu jednání, nejdéle 12 měsíců od poslední komunikace; poté je smažeme. Na vaši žádost je odstraníme dříve.
Obsah (nahrávky, přepisy, generované dokumenty): neuchováváme; viz „zero-retention“ v §2 (lokální dočasná nahrávka na Zařízení Uživatele se po finalizaci automaticky smaže).
6. Příjemci / zpracovatelé
Poskytovatelé hostingu a infrastruktury, platební brány, e-mailového doručování a dalších technických služeb (např. převod řeči, generování textu, servisní podpora).
Konkrétní seznam dílčích zpracovatelů poskytujeme na vyžádání.
Dále jen pokud to vyžaduje zákon: účetní a právní poradci, orgány veřejné moci.
7. Přenosy mimo EHP
Primárně v EHP; je-li nezbytné, s odpovídajícími zárukami (zejm. standardní doložky).
8. Práva subjektů údajů
Právo na přístup, opravu, výmaz, omezení, námitku, přenositelnost. Žádosti posílejte na gdpr@medivox.cz. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce (u složitých žádostí lze prodloužit až o 2 měsíce; informujeme vás). Máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (ÚOOÚ), se sídlem Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7.
9. Bezpečnost
Šifrovaná komunikace, řízení přístupů, auditní záznamy bez obsahu, rotace klíčů a certifikátů, minimální data, pravidelné aktualizace a bezpečnostní testy. Osoby podílející se na zpracování jsou vázány mlčenlivostí. Obsah není součástí logů ani záloh; Medivox ani Zpracovatelé nahrávky nikdy neukládají.
10. Změny
Aktuální znění zveřejníme v Aplikaci / na webu; podstatné změny oznámíme e-mailem a/nebo in-app.
11. Cookies a analytika
Na webu používáme pouze nezbytné cookies pro provoz a zabezpečení (např. CSRF, stav formuláře). Nepoužíváme Google Analytics ani marketingové cookies. K agregovaným statistikám návštěvnosti využíváme serverové logy a nástroje pro indexaci vyhledávači (např. Google Search Console), které neukládají cookies ve vašem prohlížeči. Podrobnosti viz Zásady cookies (/cookies). Pokud v budoucnu zavedeme další kategorie, zobrazíme volby a požádáme o souhlas.
12. Automatizované rozhodování a AI
Neprovádíme automatizované rozhodování s právními účinky. AI v Medivoxu slouží k návrhům textu; výstupy vždy kontroluje zdravotník.
13. Závěrečná ustanovení
Tyto zásady ochrany osobních údajů nabývají účinnosti dnem 25.08.2025